Kluczowe wskaźniki logistyczne. Jakie KPI wyznaczyć dla magazynu?

Wydajność w magazynie i odpowiednia organizacja ułatwiają optymalizowanie kosztów. W obiektywnej ocenie postępów będzie potrzebne określenie wskaźników logistycznych. W przypadku prac magazynowych warto zwrócić szczególną uwagę na kilka z nich.

Optymalizacja działania w przedsiębiorstwie to jeden ze sposobów na walkę z konkurencją. W każdym dziale podczas pomiaru bierze się pod uwagę określone parametry. Jak poprawić wydajność w magazynie? Na co zwrócić uwagę wyznaczając cele dla załogi, kadry kierowniczej i firm zewnętrznych?

Czym są kluczowe wskaźniki logistyczne (KPI)?

Doskonalenie i ulepszanie organizacji przedsiębiorstwa to jedna z dewiz, jakie przyświecają współczesnym firmom. Ciągłe doskonalenie pozwala wygenerować większe zyski i skutecznie walczyć o pozycję na rynku. Żeby jednak wiedzieć, jakie elementy organizacji można udoskonalać, trzeba stworzyć skuteczne narzędzia pomiarowe. W firmach korzysta się z parametrów KPI. Co to jest?

KPI to skrót od angielskiej nazwy key performance indicators, co można przetłumaczyć na kluczowe mierniki dokonań. Są to wskaźniki, które stosuje się do wyznaczania celów organizacji, a także przeprowadzania pomiarów osiągnięć. Mogą mieć różne wartości i dotyczyć rozmaitych elementów pracy organizacji. Pozwalają jednak w obiektywny i obrazowy sposób wskazać aktualną produktywność, a także kierunek prowadzenia działań.

Jakie wskaźniki wyznaczać w magazynie?

Kluczowe mierniki dokonań są dobierane indywidualnie dla każdego działu i struktury organizacyjnej w firmie. Tworzy się je na podstawie analiz pracy i określenia najważniejszych aspektów konkretnej jednostki organizacyjnej. KPI w magazynie będą zatem obejmowały obszary związane z przyjmowaniem, przechowywaniem i dystrybucją towarów.

Najczęściej występującym wskaźnikiem logistycznym badanym w magazynach jest poziom ich zajętości. Określa on, z reguły w sposób procentowy, zajęcie powierzchni regałów magazynowych i pozostałych miejsc przechowywania. Może być wyznaczany oddzielnie dla różnych towarów lub ich grup. Określenie takiego wskaźnika ułatwi utrzymanie stanów magazynowych na poziomie gwarantującym ciągłość dostaw. Zapobiegnie również składaniu zamówień na towary, których stan magazynowy jest wysoki.

Drugim popularnym KPI w magazynie jest tak zwany "days on hand". Oznacza to ilość dni, jakie dany towar spędza w magazynie, zanim zostanie z niego pobrany. To z kolei przydaje się w czasie składania zamówień. Wartość jest szczególnie przydatna przy towarach, których dostawa zajmuje wiele czasu.

Dodatkowe KPI poprawiające efektywność i optymalizujące działania w magazynach dotyczą rozładunku i załadunku dostaw. Można obliczyć czas transferu i przygotowania paczki do wysłania. Takie informacje pozwolą lepiej zorganizować pracę lub dobrać właściwe pojemniki magazynowe. Mogą też wpłynąć na poprawę drożności magazynów.

Jakie korzyści przynosi odpowiednie dobranie KPI?

Właściwie dobrany KPI w magazynie pozwala na szybką ocenę sprawności pracy magazynu. Może też zasygnalizować problemy wynikające z nieodpowiedniego przeprowadzania konkretnych procesów. Może też być inspiracją do rozbudowy lub zmiany sposobu zagospodarowania magazynu. Wskaże na różnice w sprawności pomiędzy pracownikami pracującymi na konkretnych zmianach. W efekcie właściwie określone wskaźniki będą prowadziły do ograniczenia kosztów i maksymalnego wykorzystania zasobów organizacji.

Jakie są najczęściej występujące błędy przy doborze KPI dla magazynu?

Wydajność w magazynie można zbadać i poprawić tylko po prawidłowym wskazaniu KPI. Błędne określenie współczynnika nie przyniesie żadnych celowych korzyści. Dlatego podczas dobierania KPI dla magazynu unikaj następujących błędów:

• współczynniki niezależne od magazynu - KPI powinno odnosić się do czynności rzeczywiście wykonywanych w magazynie;
• KPI trudne lub niemożliwe do zmierzenia - współczynnik musi być mierzalny lub możliwy do obliczenia za pomocą wartości mierzalnych;
• brak systematycznego wypełniania wartości - badanie musi być prowadzone w sposób regularny i systematyczny;
• brak zaangażowania załogi - po stronie pracowników leży wypełnianie wartości potrzebnych do obliczenia KPI. Jednak po stronie kadry kierowniczej leży szkolenie pracowników, motywowanie do działania i egzekwowanie dokonywania wymaganych pomiarów.

Jak optymalizować działanie magazynu na podstawie wyznaczonych wskaźników?

Po precyzyjnym określeniu współczynników i przedstawieniu ich w postaci wartości policzalnych można poprawić wydajność w magazynie. Wystarczy opisać obecny poziom i wskazać cel na przyszłość. Cel powinien być realny, a czas jego osiągnięcia możliwy do zrealizowania.

Optymalizacja działania magazynu może dotyczyć szybszych przeładunków lub lepszego zagospodarowania miejsca. Wartości KPI powinny być jawne dla kadry kierowniczej i pracowników. Pozwoli to na bieżąco obserwować zmiany i zbliżanie się do wyznaczonego celu.

Sposobem na usprawnienie procesów magazynowych może być też poprawa jego wyposażenia. Jeśli będzie Ci potrzebny dobrej jakości wózek magazynowy lub normatywne i certyfikowane pojemniki, odpowiednie produkty znajdziesz w sklepie Magazynuj.pl.