Inwentaryzacja w magazynie. Cele, metody i praktyka

Inwentaryzacja polega na spisaniu ilości lub wartości towaru. Może obejmować pojedynczy magazyn, dział, a także cały majątek organizacji. Choć nie jest lubiana przez pracowników i właścicieli, dokładna inwentaryzacja przyniesie wymierne korzyści.

Inwentaryzacji nie sposób bez końca odkładać na inny termin. To jeden z obowiązków pracowników, dlatego warto się z nim zmierzyć. Jest też świetnym sposobem na wychwycenie nieprawidłowości prowadzących do strat. Do czego potrzebna jest regularna inwentaryzacja? Od czego zależy skuteczność inwentaryzacji i jak zabrać się do rachowania? Odpowiedzi znajdziesz w poradniku.

Dlaczego inwentaryzacja jest ważna dla zarządzania magazynem?

Słowo inwentaryzacja bardzo często wywołuje ciarki na skórze pracowników i kadry kierowniczej. Liczenie zasobów może dezorganizować pracę zakładu i odrywa pracowników od codziennych zadań. Tymczasem proces liczenia i rachowania zasobów jest bardzo istotny dla uzyskania przekrojowej wiedzy o stanie przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja to przede wszystkim szacowanie strat i różnic pomiędzy stanem faktycznym a stanem księgowym. Przeglądając wszystkie regały magazynowe, można wychwycić produkty zniszczone i po terminie. Podczas liczenia wychodzą też braki konkretnych zasobów. Wychwycenie ich na wczesnym etapie pozwoli na znalezienie źródła strat i nieprawidłowości w działaniu magazynu.

Inwentaryzacja jest też potrzebna do wykonania bilansu rocznego. Dzięki niej można poznać faktyczną ilość i wartość zasobów firmy. Straty wykazane w czasie inwentaryzacji, odjęte od zysków, pozwolą wskazać na faktyczną wartość i kondycję przedsiębiorstwa.

Jakie są cele inwentaryzacji w magazynie?

Inwentaryzacja w magazynie jest obowiązkowa, a ten proces reguluje ustawa o rachunkowości. Jednak celem inwentaryzacji będzie nie tylko spełnienie obowiązku, ale także uzyskanie innych efektów. Do najważniejszych należą:

• wykrycie strat - liczenie towaru w magazynie prowadzi do wychwycenia strat lub nadwyżek. Każda ze znacznych anomalii jest niepożądana. Straty mogą świadczyć o kradzieżach, nieprawidłowościach w odbiorze towarów lub licznych uszkodzeniach. Z kolei nadwyżki najczęściej świadczą o nieprawidłowym księgowaniu;
• ocena wydajności sprzedaży produktów - często prowadzona inwentaryzacja w magazynie pozwoli Ci sprawdzić, które towary najlepiej się sprzedają. Przy regularnej i efektywnej inwentaryzacji w magazynie będziesz w stanie nawet ocenić popularność okresową konkretnych towarów. To może być wskazówką dla produkcji lub zakupów;
• optymalizacja zamówień - skuteczność inwentaryzacji jest widoczna także poprzez poznanie faktycznych stanów magazynowych. To pozwoli zoptymalizować zamówienia. Dzięki temu produkty będą zamawiane tylko w razie potrzeby, a na stanie nie pojawią się niepotrzebne nadwyżki;
• zarządzanie cenami - skutecznie wykonana inwentaryzacja wpływa też na efektywne zarządzanie cenami produktów. Sam ocenisz, jakie akcesoria sprzedają się dobrze, a które gorzej i na tej podstawie ustalisz najkorzystniejsze ceny.

Wspomniana ustawa dopuszcza przeprowadzenie kontroli stanów magazynowych co 24 miesiące. Warto jednak wykonywać ją znacznie częściej. W przedsiębiorstwach zajmujących się sprzedażą detaliczną niektóre grupy warto inwentaryzować nawet co miesiąc. Pozwoli to szybciej wychwycić nieprawidłowości i zapobiec powstawaniu kolejnych strat.

Różne metody inwentaryzacji w magazynie

Z biegiem czasu każde przedsiębiorstwo wypracowuje sobie własne metody, które zapewniają skuteczność inwentaryzacji. Jednak najczęściej opierają się one na jednej z dwóch podstawowych metod, wymienionych w podręcznikach i a kursach.

Inwentaryzacja ręczna

Popularny spis z natury polega na przeliczeniu wszystkich produktów w magazynie. Na podstawie list z ewidencji księgowej wyszukuje się produkty, dokonuje przeliczenia lub zważenia, i zapisania wartości na liście. Po zebraniu wszystkich list, wartości są podsumowywane i porównywane ze stanem w systemie. Przy takich obliczeniach łatwo o pomyłkę, ominięcie niektórych produktów lub naliczenie ich kilkukrotnie. W dużych magazynach niektóre grupy produktów są liczone kilkukrotnie, co ma na celu wychwycenie tych nieprawidłowości.

Inwentaryzacja elektroniczna

W tej metodzie do inwentaryzacji w magazynie wykorzystuje się elektroniczne czytniki. Pracownicy także muszą przejść po magazynie i policzyć wszystkie produkty, jednak nie muszą poruszać się z listami. Wystarczy wczytać kod kolejnych produktów i podać ich wartość. Te same sumują się w systemie, nawet przy liczeniu tych samych produktów w kilku miejscach. Po zakończeniu pracy w magazynie wystarczy pobrać dane i porównać je ze stanem księgowym. Ten rodzaj inwentaryzacji jest bardzo dokładny i znacznie szybszy. Pozwala uniknąć większości problemów wymienionych wcześniej jako wady metody ręcznej. Wymaga jednak inwestycji w odpowiedni system i czytnik.

Inwentaryzacja magazynowa jest jednym z obowiązków, którego nie sposób uniknąć w większości przedsiębiorstw. Warto zatem przygotować się do niej w sposób maksymalnie ułatwiający pracę. Sięgając po plastikowe pojemniki magazynowe, łatwiej będzie utrzymać porządek w magazynie, co docenisz w czasie liczenia. Możesz też oznaczać policzone produkty lub zapisywać na pojemnikach sztuki, dzięki czemu korygowanie błędów będzie łatwiejsze. Odpowiednie pojemniki i akcesoria znajdziesz w sklepie Magazynuj.pl.